Projekt-phasen | Arbeits-
blöcke | Arbeitsschritte | Aufgaben | Ergänzende
Angaben |
1. Vorbereitung | 1.1
Projekteinrichtung | 1.1.1 Formulierung von Aufgabenstellung und Zielsetzung
(Bild 1: Datenbank-Konzept) | 1.1.1.1 Welche Aufgaben soll das DV-System im Unternehmen unterstützen?
1.1.1.2 Welche Bereiche des Unternehmens müssen vom zukünftigen DV- System abgedeckt werden?
1.1.1.3 Welche Verbesse-rungen werden mit dem Einsatz des Systems angestrebt?
1.1.1.4. Sollen auch bereits vorhandene (Teil-) Systeme überdacht und gegebenen-falls ersetzt werden ? | 1.1.1.1.1 Angebots- und Auftragsabwicklung, PPS, Personal- wirtschaft, Vertrieb/Marketing, Rechnungswesen, Entwicklung, Materialwirtschaft, QS
1.1.1.2.1 Verwaltung, Vertrieb, Produktion
1.1.1.3.1 Kompatibilität, Datenmehrfach- nutzung, Zeitgewinn, Aufwandsreduktion
1.1.1.4.1 Eine einheitliche, unternehmensweite Datenverarbeitung für alle Betriebsteile |
| | 1.1.2. Abgrenzung des Untersuchungs- bereichs | 1.1.2.1. Alle Abteilungen, in deren Zuständigkeitsbereich mindestens eine Funktion des geplanten DV-Systems fällt | 1.1.2.1.1 Außendienst- mitarbeiter, Kundenauftrags- zentrum, Produktion, Versand, Buchhaltung, Einkauf, Materialwirtschaft |
| | 1.1.3. Bildung eines Ablauf- und Zeitplanes | 1.1.3.1 Einsatz von Projektplanungs- systemen zur Terminierung, Kosten- und Kapazitätsplanung | 1.1.3.1.1 Auswahl eines standardisierten Planungstools zur Projektsteuerung und Berichterstattung |
| | 1.1.4 Bildung eines Projektteams aus allen beteiligten Bereichen
(Bild 2: Projekt- organisation) | 1.1.4.1 Bildung eines Kernteams mit ca. 4-5 MA der primär betroffenen Abteilungen, der Unternehmensleitung unterstellt. Projektleiter mit weitgehenden Befugnissen in Aufgaben, Terminen, Organisation und Kosten
1.1.4.2 Projektunter- stützungsteams aus weiteren, temporär einzuschaltenden MA | 1.1.4.1.1 Bildung eines Lenkungsaus- schusses aus dem GF des Auftraggebers, dem GF des Softwareunter- nehmens und dem Berater. Analyseergebnisse und Entscheidungs- vorlagen gehen über den LA an die Teams zurück.
1.1.4.2.1 Hier handelt es sich um themenspezifische Entscheidungen |
| 1.2
Ist-Analyse | 1.2.1 Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation
(Bild 3: Aufgaben-gliederung | 1.2.1.1. Organigramme im Istzustand mit Aufgabengliederung, Aufgabenbaum, graphischer Beschreibung, Zeit- und Mengendaten | 1.2.1.1.1 Die Aufgaben- gliederungen, in Verbindung mit den Zeit- und Mengendaten, geben einen Überblick über die Personalkapazitäts- belastung |
| | 1.2.2 Untersuchung des Beleg- und Informationsflusses
(Bild 4: Geschäfts-prozess) | 1.2.2.1. Unteraufgabe der Untersuchung: Ablauforganisation mit Eingabe, Verarbeitung und Weitergabe von Informationen | 1.2.2.1.1 Der externe und interne Beleg- und Informationsfluß mit Häufigkeitsangaben führt zu den Kosten /Beleg oder Information |
| | 1.2.3 Ermittlung des Datengerüsts und der Datenqualität | 1.2.3.1 Aufbereitung der vorhandenen Daten und Ergänzung fehlender Angaben vor Umstellung | 1.2.3.1.1 Kritische Bewertung der Menge und der Qualität der Daten und der Defizite |
| | 1.2.4 Dokumentation der Schwachstellen | 1.2.4.1 Ermittlung, Dokumentation und Bewertung vor Reorganisations- maßnahmen | 1.2.4.1.1 Zusammenfassung der in den vorhergehenden Schritten festgestellten Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen |
| 1.3
Sollkonzept | 1.3.1 Entwicklung eines Organisa- tionskonzepts | 1.3.1.1 Grundlegende organisatorische Zusammenhänge und Abläufe definieren, aufgrund der in der Ist-Analyse aufgedeckten Schwachstellen | 1.3.1.1.1 Hier ist die Soll-Grob-Konzeption mit allen Schnittstellen für die Detailarbeit in den Teams zu erstellen |
| | 1.3.2 Definition der Schnittstellen zu benachbarten Bereichen | 1.3.2.1 Konzeption der Schnittstellen zu den nicht mit DV zu unterstützenden Bereichen
1.3.2.2 Maßnahmenkatalog zur Organisations- anpassung und Schwachstellen- bereinigung | 1.3.2.1.1 Es ist festzulegen, in welcher Form Informationen und Belege erfasst und weitergeleitet werden
1.3.2.2.1 Nach Möglichkeit große Organisations- einheiten schaffen, damit ist Kapazität und Qualität besser steuerbar |
| | 1.3.3 Erstellung eines Anforderungs- katalogs (Pflichtenheft)
(Bild 5: Gliederungs-systematik/Inhalts-verzeichnis/Pflichtenheft) | 1.3.3.1 Beschreibung des geforderten Funktions- und Leistungsumfangs durch die Fachabteilungen
1.3.3.2 Koordinierung durch das Projektteam | 1.3.3.1.1 Die Forderungen an die Software sind auf eine Zeit von 5 bis 10 Jahren Einsatzzeit zu definieren
1.3.3.2.1 Das Team prüft die Forderungen der Fachbereiche auf Kompatibilität |
| | 1.3.4 Abschätzung des Qualifikations- bedarfs | 1.3.4.1 Nach Erstellung des Anforderungskatalogs erfolgt eine Abschätzung des Qualifikationsbedarfs | 1.3.4.1.1 Die Qualifikation und Anzahl der Mitarbeiter ist den Forderungen durch das IT-System anzupassen |
2.
Systemauswahl | 2.1.
Vorauswahl | 2.1.1. Erkundung des Marktangebots | 2.1.1.1 z.B. Marktspiegel DV-Systeme oder andere Verzeichnisse heranziehen | 2.1.1.1.1 Für die Zukunftsfähigkeit ist nur vollkompatible Branchensoftware mit ERP-System zu wählen.
(KO-Kriterium) |
| | 2.2.1 Festlegung von Bewertungs- merkmalen für die Kriterienbewertung
(Bild 6: Kriterien-bewertung) | 2.2.1.1 Die Wertigkeit der einzelnen Gliederungspunkte ist unterschiedlich in der Gewichtung und ergibt den Punktwert max. pro Kriterium | 2.2.1.1.1 Der Punktwert max. pro Kriterium ist durch den paarweisen Vergleich der Kriterien zueinander ermittelt worden |
| | 2.3.1 Versand des Pflichtenheftes an ausgewählte Anbieter | 2.3.1.1 Der Anbieter gibt für jedes Kriterium an, ob das Kriterium erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt wird | 2.3.1.1.1 Erfüllt bedeutet: im Standard enthalten, teilweise erfüllt: mit geringem Aufwand programmierbar |
| | 2.4.1 Anbieterbewertung
(Bild 7: Anbieterbewertung) | 2.4.1.1 Bewertung mit Erfüllungsgrad, Checklisten- und KO-Kriterien etc.
KO-Kriterium z.B. Komplett-Angebot! | 2.4.1.1.1 Die Punkte max. werden mit dem Erfüllungsgrad (%) multipliziert und über alle Kriterien summiert |
| | 2.5.1 Festlegung der Favoritengruppe | 2.5.1.1 Auswahl der zwei besten Anbieter aus der Anbieterbewertung und Vergleich mit weiteren Kriterien wie Preis, Referenzen, Anzahl der Installationen, Zuverlässigkeit etc. | 2.5.1.1.1 In dieser Phase sind umfangreiche Gespräche mit den Anbietern, Referenzkunden und unabhängigen Experten erforderlich |
| 2.2.
Endauswahl | 2.2.1 Vorbereitung der Tests bei den Favoriten | 2.2.1.1 Testfahrplan, Produktbeschrei- bungen mit hohen Anforderungen gemäß Pflichtenheft, Checkliste mit offenen Fragen aus der Anbieterbe- wertung | 2.2.1.1.1 Präzise Vorbereitung und hohe Kompetenz der Prüfer erleichtert die Prozedur. Die Vergleich-barkeit der Fragen und Antworten muß gesichert sein |
| | 2.2.2 Anbietertest und Auswahl
(Bild 8: Umsetzungsplan | 2.2.2.1 Test nachTestfahr-plan bei den Favoriten. Endgültige Entscheidung. | 2.2.2.1.1 Vom ausgewählten Anbieter Umsetzungsplan anfordern. |
3.
System-einführung | 3.1
Organisations-anpassung | 3.1.1 Detaillierung des Sollkonzepts | 3.1.1.1 Prozesse und Abläufe der Auftragsabwicklung nach den neuen Kriterien spezifi-zieren | 3.1.1.1.1 Nummerungssystem, Teilestamm, Stückliste, Artikelverwaltung sind zu überprüfen und anzupassen |
| | 3.1.2 Umsetzungsplan des detaillierten Soll-konzepts | 3.1.2.1. Gemeinsam mit dem DV-Unternehmen die Details erarbeiten und in den Um-setzungsplan übernehmen | 3.1.2.1.1. Schnittstellen-problematik innerhalb der Branchesoftware und zwi-schen BSW und ERP klären |
| | 3.1.3.1 Soft- und hardwaretechnische Voraussetzungen abstimmen | 3.1.3.1.1. Hardwarekonfi-guration entsprechend den softwaretechnischen Anforderungen für die Endaus-baustufe konzipieren | 3.1.3.1.1.1. Serverkonfiguration entsprechend der Endausbaustufe, Userplätze und Endgeräte |
| | 3.1.4.1 Überarbeitung der Projektstrukturen und Festlegung von Meilensteinen. Anlegen der Ressourcenverwaltung | 3.1.4.1.1 Die Ressource Personal, Kosten und kritische sowie nichtkritische Vorgänge sind neu zu definieren. Die Meilensteine dienen der Überprüfung von Zeit und Kosten. | 3.1.4.1.1.1 Das Projekt-controlling ist gewissenhaft jede Woche up to date zu stellen, um den Fertigstel-lungstermin und das Kosten-limit nicht zu gefährden |
| 3.2
Softwarean-passung und Installation | 3.2.1 Konfiguration und Anpassung der Software | 3.2.1.1 Abweichungen vom Standard sind ausreichend zu dokumentieren, um den Release nicht zu erschweren
3.2.1.2 Es ist ein Datensiche-rungs-Konzept zu erstellen | 3.2.1.1.1 Es muß Wert darauf gelegt werden, dass so wenig wie möglich von Anpassungen gebrauch gemacht wird
3.2.1.2.1 Das Konzept ist in Zusammenarbeit mit dem Software- lieferanten zu erarbeiten |
| | 3.2.2 Installation von Hard- und Software | 3.2.2.1 Die Hard- und Betriebssoftware ist zu installieren. Daran anschließend wird sukzessive die Branchensoftware und die ERP-Software nach den betrieblichen Gegebenheiten aufgespielt | 3.2.2.1.1 Die Reihenfolge ergibt sich aus der Prioritätensetzung des Projekt- controllings |
| 3.3
Schulung | 3.3.1 Aufstellung des Schulungsplans | 3.3.1.1 Mit dem Anbieter ist ein Schulungs- programm zu erstellen | 3.3.1.1.1 Das Schulungsprogramm ist fallweise nach Kostengesichts- punkten intern oder extern zu planen |
| | 3.3.2 Einarbeitung in den Testbetrieb | 3.3.2.1 Einweisung auf eigener Anlage, sukzessiver Übergang zum Echtzeit-betrieb | 2.2.2.1.1 Um einer Überforderung vorzubeugen, ist eine schrittweise Übernahme notwendig |
| 3.4
Aktivierung Gesamtsystem und Live-Betrieb | 3.4.1 Zusammen-koppelung der Bran-chensoftware mit dem ERP-Modul | 3.4.1.1 Nach Fertigstellung Testbetrieb ist das Gesamt-system zu aktivieren und letzte Abstimmungen vorzu-nehmen | 3.4.1.1 Es folgt ein Qualitätsaudit und die Endabnahme durch den Auftraggeber |
| | 3.4.2 Live-Betrieb | 3.4.2.1 In der Anfangsphase wird der Livebetrieb durch das Software-Haus begleitet und evtl. erforderliche Nach-besserungen durchgeführt. | 3.4.2.1.1
PROST! |